前言
在現代辦公室中，影印機絕對是不可或缺的設備。無論是小型企業還是大型公司，每天都需要處理大量的文件、報告和合約，這些都離不開辦公室影印機的協助。
隨著營業模式的變遷，許多公司開始考慮影印機、事務機或印表機租賃，而非直接購買。「以租代買」的模式讓企業能夠更靈活地運用資金，避免機器維護和折舊的困擾，也能落實企業永續採購。
影印機、事務機、印表機差異比較
在挑選辦公設備前，許多人常會將影印機、事務機與印表機混為一談，但其實三者在功能、使用情境與成本結構上有些許差異。先釐清這些差別，能幫助企業更精準選擇適合的設備，避免後續使用不符需求。
影印機
影印機現皆具備影印、傳真、列印、掃描等複合功能，也可被稱之為事務機，除了具A3尺寸規格外，更具備多項功能配備的擴充性，例如：落地四卡匣進紙、分頁裝訂機，因為具有大尺寸、高速多功能配備的擴充特性，已被定位企業文件輸出存入高度需求的工作站。
事務機
亦是一種多功能機，除了列印和複印外，還包含掃描、傳真等功能。由於只能處理A4規格文件，因此體積小，適合企業獨立單位需要多樣、隱密文件處理或受限空間時可選擇的設備。
印表機
主要用於列印電子文件，由於體積較小，多為桌上型設備，方便擺放於個人工作空間，常見於一般辦公室和個人SOHO族使用。
在一般消費者的認知中，印表機除了基本列印功能外，市面上也常見具備掃描、影印、傳真等功能的複合式機型。不過其功能與輸出效率仍以個人或小量列印需求為主，適合日常文件處理使用。
以下整理3種設備的主要差異：
| 項目 | 影印機 | 事務機 | 印表機 |
| 列印 | ✔ | ✔ | ✔ |
| 影印 | ✔ | ✔ | ✘ |
| 掃描 | ✔ | ✔ | ✘ |
| 傳真 | ✔ | ✔ | ✘ |
| 功能擴充 | ✔ | ✔（有限） | ✘ |
| 設備型態 | 落地型 | 落地型 | 桌上型 |
| 支援尺寸 | A3～A4 | A4 | A4 |
| 列印速度 | 中高速 | 中低速 | 低速 |
| 適用對象 | 中大型企業、多人共用 | 部門或小型辦公室 | 個人或小型工作室 |
為什麼需要影印機或事務機租賃？
一台影印機或事務機的售價並不便宜，如果需要有高階的功能則價格會更高，除了影印機的價格本身以外，其實更花錢的會是後續的維護保養、碳粉、耗材零件等費用。
現在有不少公司、政府單位在選擇影印機時，會優先考慮租賃而非購買，這主要有幾個原因：
降低預算、控制成本
購買影印機或事務機通常需要一次性支付一筆不小的費用，對於中小企業來說，可能會對現金流造成壓力。選擇租賃則可以按月支付固定租賃費用，減輕資金壓力，同時將這些費用計入經常性支出，更容易掌握整體運營成本。若遇到機器老舊的問題，影印機租賃公司也能提供汰舊換新服務，公司不需要再重新採購，節省開銷。
後續維修有效率
租賃影印機或事務機一大優勢，是機器後續的維修保養基本都由租賃公司負責。當機器出現故障時，公司不用花時間自行摸索，或是自行負擔影印機零件的費用。一通電話即會有專業的工程師前來維修，這樣不僅節省了時間，也減少了維護成本，有效提供辦公室的效率。
影印品質保證
影印機或事務機租賃通常是較新款或高效機型，也會有專人定期維修保養，相較買斷制，更能保證影印質量穩定，也讓影印機的機型在使用一段時間後可以換新。此外，租賃合約中通常會包括耗材、零件更換，這也讓公司在日常操作中更省心。
印表機租賃 vs. 影印機租賃是一樣的嗎？有什麼不同？
印表機與影印機在功能上有不少相似之處，除了基本列印外，現在許多印表機也具備掃描、影印、傳真等功能，因此也常被稱為複合式印表機或小型事務機。
相較於大型影印機或事務機，印表機通常體積較小，多為桌上型設備，適合擺放在個人工作空間、櫃檯、行政區或部門辦公桌旁。對於一般中小型辦公室、個人工作室、SOHO 族或小型部門來說，印表機能滿足日常文件列印、少量合約輸出、報表列印與內部資料影印等基本需求。
不過，印表機的輸出速度、紙匣容量、連續列印效率與擴充功能，通常仍以個人或小量文件處理為主。若企業有大量列印、多部門共用、文件歸檔或更高效率的影印需求，則可進一步評估大型事務機或影印機租賃方案。
高群企業提供多種印表機租賃選擇，其中 A4 多功能桌上型事務機適合一般辦公室、SOHO 族、小型企業、部門單位與空間有限的辦公環境使用。此類機型整合列印、掃描、影印等功能，能協助企業以更彈性的方式處理日常辦公文件需求。
彩色 A4 多功能桌上型印表機／事務機
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| RICOH IM C300F | RICOH MP C307SPF | RICOH M C250FWB |
黑白 A4 多功能桌上型印表機／事務機
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| RICOH IM 460F | RICOH M 320FB | KYOCERA ECOSYS M2635dn/M2540dn |
影印機/事務機租賃 vs. 買斷比較，哪種適合我？
前面講述了影印機租賃的好處，但也不是所有人都適合租賃影印機，接下來將說明評估公司應該租賃或買斷影印機的方式。這取決於公司的印量需求和預算，我們將比較這兩種選擇的效益，幫助您的企業做出最合適的決策。
月印量考量
如果公司每月印量較少（例如每月印量在3000張以下），使用需求並不多，且有約3萬至5萬的預算購買全新機，那麼考慮買斷影印機會更划算。一次性支付設備費用後，未來的運營成本僅為少量的維修和耗材費用。
但如果公司每月印量高，且需要中高速機型及增加附加配備來應付大量的列印需求，這時候購買機器的預算會很高。此外，頻繁的使用導致的耗材更換、維修成本也會相對增加。尤其當辦公室使用者眾多時，機器的損壞和折舊率會快速上升，這時選擇租賃是更具經濟效益的選擇。
影印內容考量
需根據公司日常文件輸出需求來考量影印機功能，如果僅需黑白列印、影印等基本功能，則購買基本款影印機已經足夠。然而，若公司需要列印高品質彩色文件或A3尺寸文件，又或是還需要具備掃描、傳真的功能及系統鐵桌、裝訂分頁機等，選擇更高端的機型則是必須的，這時就能夠選擇租賃，還能視業務發展需求尋求更換機型的服務。
公司營運狀況考量
如果公司處於創業初期，尚未穩定運營且無法預估月印量，不建議一次簽訂長期合約，可以和租賃公司洽談合適的方案。這樣在企業步入正軌後，可以根據實際需求再來選擇適合自己的方案。
| 租賃 | 買斷 | |
| 購買預算 | 每月固定租金，成本容易掌控，費用依租賃的機器規格而定 | 一次性大額支付，適合有充裕資金、明確用量需求的企業 |
| 保修服務 | 租賃公司提供保修服務，維修成本包含在租金內 | 保固期限過後需自行負擔維修費用 |
| 耗材零件 | 租賃方案通常包含耗材和零件更換 | 需自行購買耗材及零件，額外費用可能較高 |
| 專業服務 | 提供定期維護、快速故障處理 | 需簽訂保修合約或外包給第三方服務商 |
| 風險評估 | 機器的更換折舊和故障風險由租賃公司承擔，若有需求異動、或認為服務不好，可以即時止損，更換廠商 | 機器折舊和故障風險由公司自行承擔，若超量使用或性能跟不上，將會縮短使用年限 |
越能精準掌握月印量和使用需求，越能針對影印機選擇合適的方案。印量越多，租賃公司能提供的折扣與設備等級也相對提高，相反的，若需求僅是簡易和少量的影印，則可考慮買斷，消費者可根據自身需求選擇最符合經濟效益的方式。
影印機/事務機租賃一個月要多少錢？
決定好要租賃或是買斷影印機後，無論選擇哪一種，都不可免俗的需要把價格納入考慮。租賃影印機的費用會依據設備型號、印量、租期以及所需附加功能不同而有所差異，每家租賃廠商的收費也不盡相同，建議想要獲取詳細的報價，可透過專營影印機租賃的公司（如高群）詢問，能更快速為企業取得解決方案。
如何選擇合適的影印機/事務機租賃？
在決定是否租賃或購買影印機後，接下來的步驟就是了解如何選擇合適的機型。
Step 1.依使用情境挑選
在挑選設備之前，首先需要釐清的是，究竟我們需要的是影印機還是事務機租賃？
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- 影印機（一般也稱事務機）：適合文件量大、多人共用、需要高效率輸出的企業。
- 事務機：適合空間有限、需要多功能但印量不大的部門或中小企業。
Step 2. 考量自身需求
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從文件輸出印量選擇
首先，您需要評估公司每月的印量。根據印量大小，影印機的等級速度會有所不同：
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- 低速機：每分鐘能印30張以下，適合月印量在5000張以下。
- 中速機：每分鐘能印30至50張，適合月印量在5000到15000張。
- 高速機：每分鐘能印50張以上，適合月印量超過15000張以上。
如果公司需要處理大量文件，建議選擇中速或高速機，並考慮是否需要額外的設備，如自動送稿機、雙面列印、分頁打孔裝訂機、系統鐵桌等，或按企業內辦公室電子化需要選用網路列表、傳真、掃描之功能配備及其文件管理軟體，這些都能有效提高工作效率。
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從列印品質考量
接下來要考慮的是列印的品質。一般來說，雷射碳粉機的列印效果要優於噴墨機。如果公司主要是列印黑白文件，選擇雷射影印機是最好的選擇；如果需要彩色列印，則要注意彩色影印機的成本較高，而且維護也相對複雜
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從列印成本考量
彩色列印的單張成本較高，這也是彩色列印相對較不普及的原因之一。因此選擇合適的影印機和配套方案非常重要，能夠為您省下不少預算。對於彩色影印需求較多的公司，因為彩色影印機結構複雜且維護不易，建議採用租賃包張方案，這樣能更有效控制成本。
考慮到這些需求，就能更準確地選擇符合公司實際需求的影印機方案，確保辦公室的文件處理效率與成本達到最佳平衡。
Step 3. 其他注意事項
在選擇影印機時，還應考量以下幾點：
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資訊安全
影印機處理大量敏感文件，尤其是合約、財務報表等重要資料。為了避免資料外洩，企業應與影印機租賃廠商討論設備與公司內部網路的連線方式，確保數據在傳輸過程中得到保護。也建議選擇具備多層次登入密碼功能的影印機，讓員工在使用機器前必須進行身份驗證，有效防止未經授權的人員接觸或列印機密文件或文件資料輸出的記錄註記，進一步保障企業的資料安全。
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保修問題
企業應事先與租賃公司確認維護和保養的細節，包括定期清潔、耗材更換等服務項目。確保租賃合約中清楚列明保養的頻率與範圍，這樣一旦設備出現問題，可以迅速得到解決。
影印機/事務機租賃常見問題
Q1. 公司剛成立，具體印量及功能需求不了解怎麼辦？
一般我們會建議新創公司期初不要冒然簽訂長期契約，先選擇基本款使用一年的時間，就可得到具體數據及需求，然後再做修正，也同時可檢討機器及服務的品質。
Q2. 租賃影印機前是否能進行試用？
許多租賃公司會提供試用方案，讓企業可以先行體驗設備的功能與效能，也可以測試效果品質。
Q3. 零件耗材的供應及維修服務由誰負責？列印的紙張由誰準備？
一般零件耗材的更換及保養維修服務通常由租賃公司負責，因為這也攸關器材的使用年限，而列印紙張通常由公司自行購買，也就是影印機租賃全包不包紙的概念。
Q4. 報修後，維修人員多久會到？
大部分租賃公司承諾在接到報修通知後，本公司採用數位化叫修服務系統會在營業時間，市區2小時內、郊區4小時內，安排工程師前往維修。
Q5. 影印機出租機器會很舊嗎？會不會很常故障或夾紙？
我們公司是專業的影印機租賃公司，都會定期保養且更換零件耗材。畢竟租賃機器的費用包含了機器維修，如果機器常常出現問題，造成人力、時間的損耗，反而會增加公司的營運成本，因此機型老舊、常夾紙等問題的機器，會即已汰除不會租給消費者使用。
Q6. 影印機出租免綁約／無框租賃？
影印機出租免綁約／無框租賃方案只要在合約期間覺得「機器故障率太高、服務不滿意、維修時效太慢」，不需要任何理由，想退租就退租！
本公司影印機租賃合約主體性僅為貴我雙方之「直接租賃」合約 , 絕非涉及第三方融資公司之「債權轉讓」合約。您願意將貴公司的信用被拿去質押轉現嗎！？
當出租廠商的服務無法滿足您的需求時！您還是得必須忠誠的支付租金給融資公司直到合約到期！這種捆綁式複雜的合約的您願意簽訂嗎！？
如何選擇合適的影印機/事務機租賃廠商？
確定好要租影印機或事務機後，下一步就是選擇合適的影印機廠商。廠商的服務質量和專業度會直接影響設備的穩定性和使用效果，因此這一步是確保長期使用體驗的重要環節。
選擇影印機廠商時，建議考慮到下列幾個因素：
商業登記
首先，確認廠商是否擁有合法的商業登記及加入相關同業公會，這不僅能保證廠商的經營合規性，還能確保您在簽訂合約時受到法律保障，以免事後出問題時求助無門。
服務據點
廠商是否擁有鄰近的服務據點非常重要，尤其是當設備出現問題時，能否迅速提供維修服務將直接影響工作效率。建議選擇在辦公室附近有服務點的廠商，這樣有助於更快獲得支援。
是否有代理專業知名的一線品牌
先確認廠商是否代理專精單一品牌，如RICOH（全球知名的專業辦公設備品牌），而不是複雜多樣的品牌經營。這樣不僅能保證機器的品質，也能更容易獲得該品牌的專業售後服務，確保設備的穩定性和耐用性。
是否有完善的流程
1. 諮詢／詢價
初步聯繫租賃廠商進行公司簡報，了解其專業能力及服務內容條件及機器設備安裝的場域環境，經雙方溝通後根據實際需求提供報價單。這也是討論需求和釐清預算的關鍵步驟，這是確保租賃公司提供的方案是否符合公司的預算和需求步驟。
2. 討論租約方案
接下來，可以選擇初步覺得合適的廠商，進一步討論租賃方案的細節，包含租期長短、印量配套、保養服務、收費方式及雙方權利義務等問題，訂定合適的租賃方案。
3. 設備確認
在確認方案後，廠商會提供機型選擇與設備測試。這時候可以提出試用機器，經安裝設定後確認設備的性能符合日常工作需求，與公司要求一致，確認沒有問題也建議在簽約時同步拍照留存，讓雙方都有所保障。
4. 簽約
在確認所有細節後，進入正式簽約環節。確保合約中列明設備型號、租賃條款、維修服務及其他相關細項，保障雙方的權益。
5. 定期維修保養
簽約後，廠商會按合約進行定期維修與保養。這是保障機器運行穩定的關鍵，能有效避免因設備故障而導致的工作中斷，確保長期租賃的順利運作。
是否有完整售後服務？
最後，確認廠商是否能提供數位化服務系統，進行機器設備保養與故障處理，這能確保設備長期運行穩定，更有效率排除設備問題而不影響日常工作。也可請租賃公司提供教育訓練的服務，當幫助企業員工更了解設備的操作及設定。
影印機、事務機租賃為什麼要選高群？
高群企業提供全方位的辦公室設備整合服務，具有30年以上豐富的理光影印機專業能力，因應數位化、複合化、網路化的辦公室環境，致力協助客戶提升辦公室設備文件處理工作站電子化的運用。
高群「免綁約」、「無框租賃」及「數位化維修系統」，讓您可以享受到專業的租賃服務、靈活的合約方案以及完善的數位化售後服務支援，於北中南部皆設有服務據點，就近協助您的企業解決影印機問題，讓您的辦公效率大大提升。
1. 本公司建置行動祕書APP客服系統
當客服人員收到客戶維修訊息，會將故障資訊輸入系統，維修工程師將透過行動裝置隨時接收客戶服務訊息及故障情形，並立即安排到場維修，維修工程師可依行動祕書APP系統，線上產生的維修摘要，及該機器的維修紀錄，可更快速準確的完成維修，提高機器妥善率。
2. 機器維修紀錄履歷
維修工程師現場維修完成將掃描QR code，並上傳維修內容，上傳資料會顯示到修時間、完修時間及維修摘要說明履歷，存入我司客服系統中。
3. 機器回報服務系統
裝置用戶碳粉安全存量及機器狀態回報系統，自動回報碳粉存量及使用張數，碳粉存量不足將予主動補給，如有系統顯示有使用異常將主動追蹤。
結語
不論您是中小企業或是大型企業，選擇合適的影印機、事務機租賃，都能讓您的日常文件處理更加順暢。如果您對影印機、事務機租賃方案有任何疑問，歡迎隨時聯繫高群，我們的專業團隊將竭誠為您服務！
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